BLOG 未来は今日にある!
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作成日:2020/11/16
【BLOG】無駄な会議にありがちな共通点とは!



無駄な会議の特徴〜いろいろとありますよね。ご自身の会社の会議を振り返り、改善するきっかけになれば幸いです。

特徴@:<会議の目的がない>
毎週行われる報告会議や、毎月の定例会議をイメージしてください。毎週、集まって、特に発言もせずに報告だけを聞いているといった状況はありませんか?報告だけであればメールでも可能です。さらに朝礼があれば、重要なことはタイムリーに共有することができます。みんなで決めなければならないこと以外は、日々の「報告・連絡・相談」で済ませられる場合が多いのです。他の手法で代用できないのか、今一度考えてみませんか。

特徴A:<決定を先送りにする>
会議でいちからメンバー全員の意見を聞いていくと、意思決定が長引いてしまったり、結論が出なかったりする場合があります。仕事をするにはスピード感がとても重要です。会議の場で決められるように、事前の根回しをするなど工夫したいものです。

特徴B:<会議の終了時間を守らない>
会議での話し合いが長引いて、終了予定時刻をいつの間にか過ぎてしまっていたという状況はよくあります。「時間が長ければ会議の中身も濃い」というわけではありません。
予めそれぞれの議題にかかる時間を予測しておいたり、必要な資料は参加者に読み込んできてもらったりするなど、会議時間を長引かせないように心がけたいものです。

特徴C:<座っているだけの参加者がいる>
会議でただ座っているだけの参加者はいませんか?例えば3人の不要なメンバーが1時間ただ座っていることは、合計3時間分もの会社の労働力を無駄にしているということなのです。
また、会議がリーダーによって、最初から最後まで仕切られていることはありませんか!!
チームの良さとは何でしょう?ズバリ『多様性』だと思っています。
多様性が担保されてこそ会議だと思っています。会議に出席したメンバーが自分の意見を発言しにくい雰囲気や流れになっていませんか?これは、会議の中で最も気をつけたいことです。

特徴D:<不要な資料がある>
特に報告会議の場合、紙の資料が配られる時があります。その数が多いと資料を用意する労力もかかりますし、資料を読む側も何が重要なのかわかりにくくなってしまいます。
肝心な部分が的確に伝わるよう、最小限の資料に留めるようにし、議論に集中できる会議にしましょう。人は一度に吸収できる量はそんなに多くない!という前提が必要かもしれません。

➢最後に、ただメンバーが集まるのが会議ではありません。
必要性のある会議を効率的に行うことで無駄な時間を省くことができ、結果的に残業削減につながります。また、会議の生産性を上げるために次回までにやっておくことやアジェンダの確認、そしてファシリテーションスキルの習得などは、会議の活性化や効率化につながり、しっかりと意見交換ができる場をつくる前提となります。
会議も勉強に例えると、「予習」と「環境」が重要なんです。

働き方改革の妨げになるような”会議”をしていないか、今一度、社内で振り返りやアンケートを取ってみてはいかがでしょう!!

 村上社会保険労務士事務所
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